a. Hoja de cálculo
Una hoja de cálculo es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con números y que necesitan realizar cálculos con ellos. Esta permite trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos y financieros.
b. Barras de herramientas
La barra de herramienta se encuentra situada en la parte superior de la pantalla, contiene menúes y comandos para trabajar con hojas de cálculo.
La barra de herramientas estándar, permite llevar a cabo algunos de los comandos que existen en la barra de menú, entre ellos tenemos, nueva hoja, abrir, guardar, imprimir, vista preliminar, ortografía y gramática, cortar, copiar, pegar, deshacer insertar hipervínculo, autosuma, pegar función, orden ascendente y descendente, asiste para gráficos, mapas, dibujos zoom y Ayudante de Office.
La barra de herramienta de formato, permiten aplicar el formato preferido a los elementos del documento, esta compuesta por los siguientes botones; fuente, tamaño de fuente, negrita, cursiva, subrayado, alinear a la izquierda, derecha o centrar, moneda internacional, aumentar y disminuir decimales, sangría, bordes, color de relleno y formulas.
La barra de fórmula es la que se encuentra situada en la parte superior de la hoja de cálculo y muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda.
c. Celdas
Debemos recordar que la celda es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los datos, ya se trate de texto, números, fecha etcétera. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 9 con la columna D, se denomina D9.
Recordemos que la celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratón se llama celda activa y es la que se ve resaltada en la hoja de cálculo.
Si se desea modificar el alto o el ancho de una celda se debe colocar el cursor en la línea entre celda y celda haciendo clic y deslizarlo hasta el tamaño deseado, si se desea cambiar el tamaño de varias celdas por igual se deben seleccionar las celdas y presionar Shift mientras deslizar el cursor hasta el tamaño deseado.
Al hacer clic con el botón derecho del curso sobre una celda o la selección de varias de estas, podemos encontrar el formato de celdas el cual es una herramienta que nos ayuda a realizar cambios sobre el aspecto de nuestras celdas de una manera fácil y sencilla.
El cuadro de diálogo de nuestro formato de celdas contiene diversas pestañas en la parte superior que nos permite cambiar el aspecto a las celdas.
Entre ellas encontramos:
· Número: contiene diferentes formatos de número categorizados por tipo (número, fecha, monedas, porcentaje, etc.). Dentro de las categorías una de las más usadas es la de número, que trabaja con los números en general y ofrece opciones para escoger el número de decimales y el separador de los miles.
- Alineación: permite cambiar la alineación y orientación de la información en las celdas de la hoja de cálculo. La alineación se refiere a la posición que ocupará la información dentro de la celda. Esta alineación puede ser horizontal o vertical.
- Fuente: permite cambiar fuentes, estilos, tamaños y el color de los datos contenidos en las celdas seleccionadas.
- Bordes: permite poner líneas continuas o discontinuas en los de las celdas. Estas líneas están disponibles en varios estilos, se puede escoger el color y crear líneas diagonales.
- Tramas: sirve para añadir un color de fondo o crear efectos de relleno.
d. Fórmulas
Una de las funciones que hacen de Excel un programa muy útil es que fácilmente se pueden sacar cuentas matemáticas cuando se ingresan fórmulas. Hay tres maneras de insertar fórmulas:
· A través del botón fx que se encuentra en la barra de fórmula. En la primera ventana se elige la operación matemática que se quiere realizar y en la segunda se eligen las celdas que se quieren utilizar.
· Seleccionar la celda en la que se quiere que aparezcan los resultados, se coloca el signo igual (=) y se comienzan a seleccionar las celdas que se quieren trabajar.
· En la barra de herramientas hay accesos directos a las fórmulas básicas. Generalmente aparece el símbolo de autosuma (∑) y si se hace click en la flecha que aparece al lado salen otras funciones básicas. Esta opción selecciona automáticamente las celdas en las que se quiere trabajar.
Si hay varias celdas que requieren la misma fórmula hay una manera sencilla de copiar la fórmula sin tener que hacer todo el proceso. Se debe seleccionar la celda que tiene la fórmula y colocar el cursor en la esquina inferior derecha, se hace click y se arrastra hacia las celdas en las que se quiere tener la fórmula.
La ventaja de las fórmulas de Excel es que si se cambia el dato de alguna celda, automáticamente se cambia el resultado de la fórmula sin necesidad de volver a insertarla.
e. Gráficos
Excel también puede ser usado para insertar gráficos que representen los datos insertados en las tablas. Simplemente se seleccionan los datos deseados, en la barra de herramientas se hace click en insertar, luego gráfico y se escoge el tipo de gráfico (puede ocurrir que lugo de hacer click en insertar inmediatamente aparezcan los tipos de gráficos).
Una vez que se tiene el gráfico se puede dar formato a la leyenda, se pueden cambiar los colores, los rangos del eje, entre otras opciones. Sólo se hace click en la opción que se quiere cambiar y se hace botón derecho y dar click donde dice “Dar formato a…”.
f. Formas, imágenes y word art
Por último el programa puede ser utilizado para insertar formas, imágenes o texto con formato. En la barra de herramientas en la opción insertar aparece forma, imagen, imagen prediseñada o Word art, simplemente se selecciona lo que se quiere colocar y se dibuja.
Si luego de que se hace una figura se quiere cambiar el tamaño simplemente se hace click sobre ella y se selecciona una de las esquinas.
Hay que tener presente que para que la figura crezca o se reduzca de manera proporcional mientras se hace click en las esquinas para arrastrar se debe tener presionada la tecla Shift.
g. Videos tutoriales
Parte I
Parte II
