Microsoft Power Point es un programa que nos permite crear presentaciones con diapositivas de distintos tipos para utilizar como material de apoyo mediante la integración de imágenes, sonidos, películas y texto. Sin duda que este programa de Office nos ayuda a sacar el mayor provecho de todas las herramientas que nos ofrece una computadora en la era digital.
a. Barra de herramienta
Como los demás programas de Office, Power Point tiene en la parte superior una barra de herramientas con todas las opciones con las que podemos trabajar en el programa. En esta barra de herramientas podemos cambiar el formato del texto. El tipo de letra (fuente), tamaño, color, estilo (cursivo, negrito, subrayado, tachado), la alineación (izquierda, centrada o derecha) se pueden cambiar en la pestaña de inicio de Power Point.
Cuando uno inicia el programa para crear una presentación, generalmente aparece una diapositiva básica de título y subtítulo en blanco. Para agregar nuevas diapositivas se debe hacer click en la pestaña de inicio en la parte superior y se indica agregar diapositiva o nueva diapositiva.
La diapositiva que se inserta trae un diseño predeterminado generalmente un título en la parte superior y un texto en la parte inferior, sin embargo este diseño se puede cambiar según lo que se quiera mostrar y cómo se desea presentar la información. E la misma pestaña de inicio hay una opción llamada “diseño” al hacer click se nos despliega una ventana con los distintos tipos de diseño predeterminados que nos ofrece la computadora, basta hacer click sobre el diseño elegido para que la diapositiva se transforme. Incluso hay una opción de diapositiva en blanco para que cada persona diseñe a su gusto la información que quiere presentar.
Si se inserta una diapositiva demás o simplemente desea eliminarse, en la pestaña de inicio está la opción de eliminar diapositiva. Y si lo que se quiere es volver al diseño original luego de haber probado un cambio se puede seleccionar la opción “restablecer”.
Nota: Hay accesos directos para cambiar todas estas opciones haciendo click derecho sobre la vista en miniatura de la diapositiva que se muestra a mano izquierda.
c. Plantillas
PowerPoint trae instaladas una serie de presentaciones que sirven como modelos para la creación de nuestras presentaciones. Estos modelos son llamados plantillas. Para insertarlos se debe hacer click en el botón Office y seleccionar la opción de crear un nuevo documento.
En el cuadro de diálogo se busca y selecciona la plantilla que se desea insertar y al abrirse se comienza a trabajar sobre ella.
c. Diseño de diapositiva
Las diapositivas en blanco pueden ser diseñadas según los gustos de cada quien. En la barra de herramientas hay una opción que nos permite cambiar el diseño.
En esta pestaña se puede cambiar desde la orientación y el tamaño de las diapositivas en las opciones que se encuentran a la izquierda. Se puede establecer un tema para las diapositivas, estos temas son fondos predeterminados que se le pueden colocar a una diapositiva.
Los colores de fondo y el estilo (degradado) también puede ser elegidos, en las opciones de la derecha: Colores, fuentes, estilos de fondo.
d. Insertar imágenes, formas, gráficos, sonidos y películas
En las diapositivas podemos unir todas las herramientas multimedia. Podemos insertar imágenes, gráficos, tablas, sonidos y películas. En todos los casos debemos seleccionar en la parte superior izquierda la pestaña de insertar
· Tabla: Es una de las primeras opciones que se nos ofrece, sirve para presentar datos de una forma más concreta. Al hacer click sobre la opción podremos escoger cuántas filas y cuántas columnas deseamos que tenga nuestra tabla. Una vez diseñada en la parte superior aparecen dos nuevas pestañas que nos permiten modificar la tabla. La primera nos permite modificar el diseño y estilo de la tabla (Ejemplo: colores) y en la segunda, presentación, decidimos el ancho y largo de filas y columnas además de la alineación del texto que hay en cada celda y nos permite insertar o eliminar filas y columnas de acuerdo a lo que se necesite.
· Imagen: Insertamos imágenes de archivo, al hacer click sobre la opción nos aparece un cuadro de diálogo donde debemos buscar la imagen que deseamos en nuestra computadora para insertarla en el documento. Una vez que insertamos la imagen podemos cambiar el tamaño haciendo click en los puntos blancos que aparecen en las esquinas de la foto.
· Imágenes prediseñadas: Nos permite insertar imágenes básicas que trae el programa. Estas imágenes varían de acuerdo a la memoria de la computadora. En el buscador que se abre a la izquierda de la pantalla se escribe la palabra clave de lo que se quiere buscar y una vez que aparezcan se hace doble click sobre la imagen deseada.
· Formas: Nos permite insertar formas básicas, de flujo, líneas, entre otras. Seleccionamos la forma que queremos agregar y manteniendo el click presionado sobre el documento se arrastra el ratón hasta que se dibuja la forma que se desea. El tamaño de la forma puede ser cambiado igual que el de cualquier imagen.
· Gráficos: Sirven para mostrar de una manera más agradable datos numéricos, al seleccionar la opción se nos va a abrir un programa de Excel donde insertaremos las variables y los datos que queremos graficar. Una vez introducidos, se cierra la pestaña de Excel y la gráfica se dibuja en nuestro documento Power Point.
· WordArt: Nos permite crear títulos espectaculares o textos con formatos llamativos. A mano derecha de la barra de herramientas encontraremos el botón WordArt que nos presentan una serie de opciones a elegir. Una vez que se escoge el estilo en el que se quiere escribir se hace click, aparece un cuadro de diálogo y se escribe el texto.
· Sonidos: En la barra de la pestaña insertar a la derecha hay una opción para insertar sonidos. Al hacer click en la flecha debajo de la corneta aparecen una serie de opciones para insertar sonidos. La primera es un para insertar sonidos de archivo, es decir sonidos que tengamos almacenados en nuestra computadora, al hacer click sobre la opción se despliega un cuadro de diálogo donde debemos ubicar el sonido que queremos. La segunda opción es insertar un sonido de la galería multimedia que son sonidos que trae el programa, varían dependiendo de la computadora que se utilice. Y la última opción es introducir un sonido que esté grabado en un CD.
· Películas: La opción está justo al lado de los sonidos y al igual que estos al hacer click en la flecha tenemos dos opciones insertar películas o videos de archivo o insertarlas de la galería multimedia.
e. Animaciones
Una de las ventajas que nos ofrece Power Point es la posibilidad de introducir animaciones en las presentaciones, de hecho hay una pestaña en la barra de herramientas dedicada especialmente a eso: animaciones.
La primera opción que ofrece es “personalizar animación” lo que nos permite introducir un efecto diferente a cada elemento de la diapositiva. Al hacer click ahí se desplegará una columna, una vez que tengamos seleccionado el objeto al que queremos introducirle la animación, en la columna seleccionamos agregar efecto y escogemos el que más nos convenga. El orden en que se van a mostrar los efectos es el mismo que se muestra en el recuadro blanco de la columna. El orden puede ser modificado simplemente arrastrando el elemento hacia arriba o hacia abajo en la columna.
La otra opción que se presenta es la animación de la diapositiva entera y de cómo queremos que ésta ingrese en la presentación. Ahí se nos muestran distintos efectos que podemos agregar y a mano derecha podemos establecer un sonido para la transición o el tiempo que queremos que dure el paso de una diapositiva a otra.
f. Vistas
Hay cuatro formas de ver las diapositivas que se pueden cambiar en la parte inferior izquierda o en la pestaña de la barra de herramientas “vista”:
· Normal: Nos muestra a mano izquierda las diapositivas en miniatura y a la derecha la diapositiva que se tiene seleccionada en grande. Es la vista más común en la columna de la izquierda podemos cambiar el orden de las diapositivas simplemente arrastrándolas hacia arriba o hacia abajo.
· Clasificador de diapositivas: Nos permite ver todas las diapositivas de la presentación en miniatura, aquí podemos duplicar una diapositiva haciendo click derecho o cambiar su orden arrastrándolas al lugar donde queremos que esté.
· Página de notas: Nos coloca unas líneas a un lado de la diapositiva para que podamos hacer notas de la información que ahí se contiene.
· Ver presentación: nos permite ver la presentación finalizada a pantalla completa y con todos los efectos. La forma rápida de entrar en esta vista es con la tecla F5 del teclado.
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN
CONSEJOS PARA HACER UNA PRESENTACIÓN POWER POINT
ü Haz presentaciones sencillas, se concreto, si utilizas muchas diapositivas y tu presentación no tiene dinamismo las personas se aburrirán y no te pondrán atención haz pocas diapositivas y una presentación dinámica.
ü No uses muchos textos ni viñetas, se concreto.
ü El exceso de animaciones o transiciones muy virtuosas logrará desviar la atención del público.
ü Las imágenes utilizadas deben ser de alta calidad, una imagen pixelada no da buena impresión.
ü No siempre es bueno utilizar las plantillas de PowerPoint.
ü Utiliza las graficas adecuadas para representar tus datos.
ü Escoge fuentes legibles y buen tamaño de letra.
ü Utilizar audio y video en el contenido es bueno siempre y cuando no sean demasiadas.
ü Tomate tu tiempo para ordenar las diapositivas.
REGLAS PARA AJUSTAR LA DURACIÓN Y EL CONTENIDO
Regla 10/20/30
ü 10 diapositivas.
ü 20 puntos en la fuente como mínimo.
ü 30 minutos de duración como máximo.
Regla del 7×7
ü No más de 7 líneas de texto por diapositiva.
ü No más de 7 palabras en cada línea.
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN
ü Primera: título de la sesión, persona que lo presenta, fecha y lugar.
ü Segunda: utilizarla para captar la atención de la audiencia a través de la idea principal sobre la que va la presentación, con un mensaje claro, original y atractivo.
ü Sucesivas: el contenido en sí de la presentación.
ü Última: resumen de la presentación y conclusiones más relevantes, de manera clara y sencilla, para que todo el mundo las recuerde.
VIDEOS TUTORIALES
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